歡迎光臨
每天分享高質量文章

專案管理十大流程


點擊 《福利來了!PLC的資料(免費),你要嗎?

點擊第二波福利來了!PLC的資料(免費),你要嗎?

做好十方面工作,專案控制得心應手,確保專案全程成功。

沒有哪個專案很輕鬆地取得成功。但是你可以爭取更大的專案成功率,靠的就是精心設計並行之有效的流程。本文探討了防止專案偏向和失控的十大流程。

只要流程界定清晰,專案經理就能保證專案的發展方向與最終標的相契合。廣義而言,要掌控各種型別專案的發展,首先要關註十個關鍵的流程。

一、生命周期與方法論

專案的生命周期與方法論,是專案的紀律,為專案開展划出了清晰的界限,以保證專案行程。生命周期主要是協調相關專案,而方法論為專案行程提供了持續穩定的方式方法。

生命周期通常由專案的階段組成(包括:開始、規劃、執行/控制、完成),或由工作的重覆周期構成。專案生命周期的細節一般都會隨具體業務、專案、客戶要求而改變。因此即使在同一個專案中,周期也會有多種可能的變化。對工作細緻度、檔案管理、專案交付、專案溝通的要求體現在生命周期標準和考核的方方面面。大專案的階段一般更多更長,而小專案的階段少,考核點也少。

與生命周期類似,專案方法也因專案而易,細節關註程度高。產品開發專案的方法經常涉及使用何種工具或系統,以及如何使用。信息技術專案的方法包括版本控制標準、技術文件管理、系統開發的各個方面。

專案方法往往不是由專案團隊自行確定,而由公司為所有專案設定。採用與否,其實專案團隊沒有太多選擇。公司管理層設定的方法本身代表權威,也是你作為專案領導獲得專案控制權的一個途徑。考慮專案方法某方面的作用時,始終要把握其對專案人員管理的效率,即在可能出現問題的地方爭取正面效應。

二、專案定義

清晰的專案描述決定了你的專案控制能力,因為接下來所有工作都在描述範疇之內。不管你如何併為何要進行描述,你要對你的專案進行書面定義,讓專案各方和專案組隨時參考。

專案定義的形式和名稱各式各樣,包括:專案章程、提案、專案資料表、工作報告書、專案細則。這些名稱的共同點在於,專案主管方和其他相關各方面從上而下地傳達了他們對專案的期待。清晰的專案定義還包括以下方面:

•專案標的陳述 (一小段文字,對專案交付成果、工期、預期成本或人力進行高層次的描述)

•專案回報(包括商業案例或投資分析的回報)

•使用中的信息或客戶需求

•對專案範圍進行定義,列出所有預期的專案成果

•成本和時間預算標的

•重大困難和假設

•描述該專案對其他專案的依賴

•高風險、所需的新技術、專案中的重大問題

努力將盡可能多的具體信息,囊括在專案描述或章程中,並使其在專案主管方和相關方面獲得認可,進而生效。

三、合同與採購管理

不管你在你的組織內有多大的影響力和權力,你對受雇於其他公司的專案成員的影響會比較小。雖然不一定普遍適用,但你可以儘量不將專案工作外包,這是提高專案控制力的一個技巧。

在考慮啟用合同商或外部顧問之前,對整體採購流程進行重檢。尋找有服務合同起草經驗並可以幫助你的人。

建立成功的外包關係需要時間和精力,這些工作要及早著手。為了不誤專案工期,你要及時做到所有細節到位,所有合同及時簽訂。你打算外包哪部分專案交付成果,對這部分工作的細化就是你實施專案控制的著手點。記錄這些細化內容、評估和接收標準、所有相關要求、必要時間規劃。專案定義信息一定要包括在合同之內,相關責任及早確定。和所有你考慮到的供應商討論這些要求,這樣你的專案期望才會在各方之間明晰。

四、專案規劃、執行、跟蹤

作為專案領導,通過制定有力的規劃、跟蹤、執行流程,你可以建立專案控制的基礎。爭取各方面的支持,進而在專案內全面推廣。

讓專案組成員參與規劃和跟蹤活動,這可以爭取大家的支持並提高積極性。睿智的專案領導往往大範圍地鼓勵參與,並通過流程匯聚大家的力量。當大家看到自己的努力以及對專案的貢獻被肯定的時候,專案很快就從“他們的專案”變成“我們的專案”。當專案成員視專案工作為己任的時候,專案控制就會簡單得多。較之於漠不關心的團隊,此時的專案管理成功幾率更大。運用專案管理流程也會鼓勵專案成員的合作,這也讓你的專案控制工作更加輕鬆。

五、變化管理

技術性專案中問題最集中的方面就是缺少對具體變化的管理控制。要解決這個問題,需要在專案的各方面啟用有效的變化管理流程。

解決方法可以很簡單,例如被專案團隊、專案主辦方、相關方認可的流程圖。這提醒了專案人員,變化在被接受之前會進行細緻地考察,並且提高了變化提案的門檻。

審查變化提案的時候,要註意該提案是否對變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動因描述得不清不楚,該提案就要打回去,並且要求對變化所帶來的益處進行定量評估。對於那些僅局限於技術解決方案的變化提案,要多打幾個問號,因為提案人也許不能全面地判斷問題。如果變化提案過多地關註問題的解決,而不註重實際問題,打回去並要求關註具體的業務形勢。

最後,如果不接受某變化提案,一定要做到有理有據。而且,對專案時間、成本、精力等其他相關因素所受的影響,進行合理的估計。

六、風險管理

風險管理的流程能讓你制定出全面的規劃,找出潛在的麻煩,就風險問題的解決方法達成一致,根除嚴重的問題。

風險管理要做到事半功倍,就要與專案規劃同時進行。進行專案工作分解安排時,註意對專案活動的不恰當理解;分配專案任務和開展評估時,尋找風險;資源匱乏或專案資源不足,或專案工作依賴於某一個人時,要知道風險的存在。分析專案工作將遇到的困難,鼓勵所有參與規劃的人在規划過程中,設想最壞的情況和潛在困難。

七、質量管理

質量管理提供了另一套搭建專案結構的流程,保證專案領導提出的工作要求一個不落地執行到位。專案質量的標準分兩類:行業內實行的全球質量標準,公司或專案獨有的質量標準。

如果你的公司實行或接受了質量標準,要註意該標準對你和你的團隊有何要求。具體而言,這些標準會包括ISO 9000標準或六西格瑪。進而確定質檢清單、質控流程及相關要求,並將其與你的專案規划進行整合。專案必須遵守的書面步驟、報告、評估,對團隊成員是強有力的推動,讓大家步調一致。標準比你的臨時要求更有效。

質量管理流程還能將專案要求與客戶心聲聯繫起來。不管你說什麼,只要是在傳遞客戶或用戶的要求,你都要加以強調。市場調查、標桿分析、客戶訪談都是評估和記錄用戶需求並確定專案要求價值的好工具。

八、問題管理

專案開展過程中問題的出現不可避免。在專案初期,在資源、工期、優先事項等其他方面為專案的問題管理確定流程。爭取讓團隊支持及時發現、跟蹤、解決問題的流程規定。建立跟蹤流程,記錄當前問題。問題記錄信息包括:問題描述、問題特征或表現(用於溝通)、開始時間、責任人、目前狀態、預計結束時間。

處理待解決問題的流程很簡單,包括列出新問題的流程、定期複查待解決的問題、處理老問題的方法。對於沒有太多組織管理權的專案領導而言,問題跟蹤流程的力量在於讓其把握了問題狀態和進度的實時信息。一旦問題責任人承諾了問題解決的時限,你可以任意公佈問題解決過程中的變數。不管問題責任人是本專案成員,還是其他專案或部門的成員,誰都不樂意隨時將自己的大名置於人們質疑的目光中。問題清單的公開使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。

九、決策

專案管理時時有決策,快速得當的決策對於專案控制至關重要。即使專案領導掌握了控制權,完善的集體決策流程仍然裨益頗多,因為共同決策能獲得更多內部支持,效果自然會更好。

專案工作中的決策絕非易事,專案組內紛繁複雜的觀點讓決策更加困難。專案各方認同的問題解決流程可以簡化決策的過程,照顧各方要求。

儘早和你的專案組一起設立決策流程,或採用現有流程,或對現有流程做適當的修改。好的決策流程能為你的專案控制提供強有力的支持。該流程應該包括以下步驟:

•清楚地陳述必須解決的問題。

•吸納所有需要參與決策或將會受該決策影響的成員參與決策過程,這樣可以爭取團隊支持。

•與專案組一道重審專案陳述,必要時進行修正,讓每位成員獲得一致認識。

•針對決策標準(如:成本、時間、有效性、完整性、可行性),開展頭腦風暴或討論。選擇那些與計劃標的關聯的、可執行、可供專案各方參考供決策之用的標準。

•與專案組一道確定各標準的權重(所有標準的權重總和為100個百分點)。

•設定決策的時限,規定用於調查、分析、討論、最終決策的時間。

•開展頭腦風暴,在規定時間內盡可能多地產生決策想法。多方發展整個專案組都能接受的想法。

•通過集體投票的方法進行篩選,至多確定六個考慮項進行具體分析。分析其與決策標準的契合度。

•理性對待討論中出現的異議。有必要的話,可增加決策標準。

•根據評估和權重標準,將這些選項進行排序。

•考慮採用首位選項的結果。如果沒有異議,則結束討論並開始實施決策。

•將決策寫入檔案,並與團隊成員及專案相關方面溝通決策結果。

十、信息管理

專案信息是非常關鍵的資源,如何管理值得仔細思考。有的專案使用網站和網絡服務器,或信息管理系統,進行專案重要信息的儲存。有的專案則使用群件來維護專案檔案,並提供電子郵件等服務。

不管你用何種方式儲存專案資料,要保證所有專案成員能隨時獲得所需信息。將最新的專案檔案儲存在方便查找的位置,進行清楚地標記,及時刪|除過時信息。



尋找同路人

做自動化工業變革的踐行者


可通過選單查找自己喜歡的文章彙總:

現場儀錶DCS部分PLC部分SIS部分通訊標準數字化問題解答】此處列出部分鏈接,更多文章通過選單獲取。



赞(0)

分享創造快樂