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除了Excel,還能用什麼製作一份更具競爭力的資料分析報表

隨著市場環境的複雜化,在資料分析中,能否提供更具商業洞察力的資料信息正在成為考核業務員能力的重要參考指標。加強以下兩大塊能力至關重要:

1.業務相關專業能力以及相關知識

2.對工具的駕馭能力,大部分人在資料分析時使用的是Excel,而要把Excel用出水平,則推薦Power BI。

 

什麼是PowerBI?

Power BI是微軟為強化自身產品商業智慧功能而開發的工具集。其中供Excel使用的主要插件工具包括Power Query、Power Pivot、Power View及Power Map這四款插件。這些插件工具均由微軟免費提供下載,適用於Excel2010以上版本。根據Excel版本的不同,有些工具已經預先安裝在Excel中,可以在加載項中直接激活使用。而有些則需要先通過網站下載後再激活使用。

Power Query:獲取和整理資料

Power Pivot:建模和分析

Power View:交互式報表

Power Map:地圖可視化

 

相比Excel,Power Query及PowerPivot聯手在資料整理和分析上可以有很多突破:

1. 提取整合多資料源資料(如各種關係型資料庫、Excel檔案、txt格式及csv格式等文本檔案、Web頁面、Hadoop的HDFS等等)

2. 關聯多個資料源資料,建立統一的多維資料模型

3. 突破Excel表格的資料限制(它們可快速處理幾百萬甚至上千萬行的資料)

4. 可通過插件自帶的函式公式靈活創建自定義資料處理及計算規則

傳統銷售管理報表

 

加工後的BI報表

 

以上圖銷售報表為例,和傳統報表對比,BI報表可以讓人直觀快速地瞭解目前的銷售情況,可能存在的風險點,哪個階段階段存在什麼問題,從而做出快速、準確的銷售決策,以確保銷售周期結束前可以成功達成銷售標的。

 

一份完整的BI報表應該具備的四個條件

條件一:能夠批量處理有一定規模的資料

條件二:能夠保證資料的時效性及準確性

條件三:能夠將實際業務中所涉及的所有相關資料整合到一起,搭建統一的多維資料分析環境(多維資料集)

條件四:能夠實現交互式操作

 

能夠批量處理有一定規模的資料:

就需要Excel能夠擁有類似資料庫的處理“表”結構資料的方法。對“表”的操作是BI以及其他資料分析方法(預測分析、資料挖掘等)的基礎,在Excel中,Power Query以及Power Pivot正是以“表”結構方式對資料進行匯入、儲存以及操作的

“表”結構資料與Excel的“表格”資料最大的不同就是“表”結構資料的最基本處理單位是“列”而不是“單元格”,“列”在“表”中又被稱為“欄位”。

 

 

能夠保證資料的時效性及準確性:

為了滿足此條件,Excel必需具備能夠匯入不同資料源的外部資料並且能夠隨時與這些資料源進行資料同步的能力,利用Power Query以及Power Pivot可以簡單快速地對多種資料源資料進行匯入及同步更新

 

能夠將實際業務中所涉及的所有相關資料整合到一起,搭建統一的多維資料分析環境(多維資料集):

多維資料集是相互間通過某種聯繫被關聯在一起的不同類別的資料集合。多維資料集又被稱為“立方體(Cube)”或“多維資料模型”。多維資料集可以從多角度用資料全面映射某種業務的實際狀況。

 

在企業運作中,任何業務都不是孤立存在的,只有多方考慮各種關聯因素才能掌握業務全貌,做出正確決策。

 

比如當上季度業績不佳時,其原因可能來自於產品的渠道商,產品自身競爭力,或是銷售人員的能力等等,市場業務人員只有將所有相關因素放在一起綜合考慮才有可能正確把握發生的情況,而多維資料集正是為滿足這樣的業務要求而產生的。

 

所以創建全面的多維資料集是製作BI報表的關鍵,利用Power Pivot的關係圖視圖樣式可以非常方便地快速搭建多維資料集。

 

能夠實現交互式操作:

交互式操作在BI報表中一般指能夠隨時響應用戶操作指令改變展現結果的動態圖表。動態圖表是Excel中較為高級的圖表應用形式,一旦圖表從靜態變為動態後,分析的深度及廣度都將得到質的改變。

 

在不使用VBA的情況下,一般有兩種方法可以讓圖表動起來。

第一種方法比較簡單,就是用切片器直接控制資料透視圖表的方法,這種方法只適用於有切片器功能的Excel2010以上版本。

 

第二種方法是使用控制元件、公式改變靜態圖表資料源的方法。這種方法是在切片器出現前就存在的傳統方法,缺點是製作起來比較麻煩,而且要保證公式取用區域及控制元件鏈接區域始終正確有效,限制條件較多。優點是適用的圖表型別廣泛,不僅適用Excel自帶的傳統圖表,就連需要特別製作的自定義圖表(比如地圖)也同樣適用。

 

 

 

掌握上述四點,基本就能夠在Excel中製作BI報表了,不過為了報表在展現形式上更為美觀、方便。還需要進一步學習一些商務圖表的製作技巧。比如用Excel公式及條件格式功能製作的MINI圖。

 

 

以上所有相關技能可以通過報名網易雲課堂資料分析師(Excel+SQL)微專業課程進行系統學習,在微專業課程中除了會介紹到Excel的相關知識外,還會系統為大家講解SQL資料庫操作語言的相關知識,幫助大家系統、全面地掌握表結構資料的處理加工分析展現技能,晉級業務資料分析專家。

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