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帶你破解時間管理的謎題

本文閱讀時間大約7分鐘。

你是不是還在使用todolist管理每天要做的事情?你是不是感覺自己每天忙忙碌碌但是又不知道忙了些啥?今天這篇文章用於分享下我的時間管理經驗,希望你能有所收穫。

 

時間管理的原則

凡事預則立,不預則廢。所有的事情都要有所規劃,沒有規劃,邊做邊想,邊想邊做就會陷入無止境的漩渦中,讓人失去了最開始做這件事的樂趣。

要事優先。事情總是乾不完的,事情總是有個輕重緩急,因此可以按照四象限法(重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急)對事情快速分類,然後永遠先做要緊的事情。這裡有個陷阱——不能讓自己長時間做緊急重要的事情。

利用好碎片時間。現代生活中的各種誘惑(各種app、各種新聞、各種突然的會議)將人們的時間切得很碎,這一點你是沒有辦法逃避的,只能儘量調整自己,碎片時間可以用來做點三五分鐘可以完成的事情,或者對一些問題做一些思考等等。

管理時間就是管理自己的註意力。在很久之前,我希望像機器人一樣安排自己的時間,美其名曰時間管理,最終卻把自己搞得很累,起始就是沒有認識到——人的註意力是非常有限的,集中註意力是需要體力的。

時間與精力相匹配。要懂得休息,當你精力不足以支撐自己的工作或學習的時候,要給自己放鬆的時間,畢竟生活不是一個短期游戲,而是一個長期的游戲,你要做的事情不是短期的爆發,而是長久的堅持。

記錄自己的時間。沒有計劃,怎麼知道進度是否正常、沒有導航,怎麼知道是否偏離了方向,沒有記錄時間,怎麼知道自己的時間都花在哪裡了?在之前的我文章中我也提到過——《數文明》的作者塗子沛老師在書中寫道:對信息的記錄的精細和全面程度,反應了文明的進步程度。對應到時間管理上來說就是,對自己的時間花費在哪裡記錄得越清楚,就越能發現可以改進的地方。

 

時間方法論

我的時間管理方法論就是GTD工作法,目前是參考L先生提供的流程圖來進行實踐的,如下圖所示。

在這張圖中有一個收集箱,作為你接受外部信息的統一入口,不管是靈感、還是別人發你的信息,還是別人派給你的任務,都先放到這個收集箱,然後接著完成你當前手上的工作。

在工作告一段落後,就可以檢查收集箱,這時候首先要應用2分鐘原則——如果一件事情能在三五分鐘內完成,那麼就立馬去做。

如果一件事情不滿足2分鐘原則,就要看這件事是不是真正值得做,如果可以不做,果斷捨棄,很多人就像松鼠一樣,不僅喜歡收集書、資料,還喜歡給自己列很多自己要做的事情,實際上你的精力是有限的,你能做的事情也是有限的,要懂得捨棄。

如果一件事情必須要做,那麼就要看下它的緊急程度,如果不那麼緊急,可以先推後一點完成;如果一件事非常重要,時間上又很緊急,那麼就要看下能不能委托別人幫忙,如果可以,就跟對應的伙伴溝通,然後將該事情列入跟進清單,跟進清單中的條目要有時間、人和事。這裡有個陷阱——你不要擔心把事情派給別人做會讓自己無事可做或者擔心別人會取代你,反過來想想,如果一件事情交給任何一個人都可以做,那麼你做和別人做又有什麼區別呢?你有限的精力應該用在做最適合自己做的事情上。

如果一個事情只能你來做,那麼先看下,這個事情有沒有deadline或者固定的日期,如果有固定的日期,例如評審會議或者什麼活動,那麼就將這個事情放入日曆的對應日期。這裡有個陷阱——你要統一自己使用的日曆,將工作日曆和生活日曆合而為一,這樣在安排事情的時候不至於將一些事情安排衝突了。

如果一個事情不具有時間強制性,那麼可以先將他列入任務清單,等待任務拆分。對一個任務做拆分的時候,有時候很順利,很清楚需要分哪些步驟來推進任務,有時候則比較迷茫,會遇到一些問題,我們將遇到的問題列入思考清單,將分解出來可以執行的步驟列入待辦清單。

每天開始工作的時候,都是從待辦清單里取事情出來做,這個跟一鍋燉的todo list是不一樣的,這個待辦清單是經過了前面層層過濾後形成的具體可執行的任務,我們利用前面的流程,將思考、拆解、溝通協作等事情和執行做了隔離。在做的過程中,可能會遇到問題,將遇到的問題放入“思考清單”;在做的過程中,也可能需要給自己設置要打到的標的,這種標的可以列入“夢想清單”,用來鼓勵自己。

這個流程圖,還需要一件事才能完整,就是定期檢查,建議你每天晚上都看下自己的各個收集箱,做下總結和梳理,然後記錄日記——工作日誌和生活日記。你可以發現,這個流程圖中有三個關鍵時刻:工作告一段落的間隙;每天早晨;每天晚上,記住這些個時刻,然後按照具體的流程去安排工作,你會成為一個時間管理高手。

 

時間管理的工具

GTD是我用到的重要的方法論,類似的我還使用PDCA、四象限劃分法、番茄工作法等方法論作為輔助。這一小節介紹一些我使用的時間管理工具。

 

01
思維導圖

我使用xmind做年、季、月、周的計劃,每周末晚上我都會花一個小時的時間計划下周的工作,總結上一周的工作。

 

02 
工作日誌和生活日記

我私人使用印象筆記、工作使用語雀,用來寫工作日誌和生活日記,記錄自己每天的閱讀心得、思考心得、工作心得、工作日誌等事情。記錄生活日誌,會讓你的生活變得更可控,你會看得到自己的變化,也方便將來發現今天的自己是不是犯傻了。

習慣管理軟體

 

03 
習慣管理

我使用iBetter管理自己的習慣,目前在堅持的幾個習慣有:日記、橢圓機、籃球、公眾號原創文章。

 

04 
註意力管理

我使用Forest來管理自己的註意力,實踐番茄工作法。

 

01
日曆軟體

這個不必多說,我建議是工作的日曆和生活的日曆要合併到一個軟體中,方便統一安排。

工具有很多,你可以選擇自己喜歡的工具,例如為知筆記、嘀嗒清單等等。工具的使用都是技的層面,方法論的學習是道的層面,比工具的使用更重要,最重要的是你是否有時間管理的意識呢?歡迎與我交流。

 

本號專註於後端技術、JVM問題排查和優化、Java面試題、個人成長和自我管理等主題,為讀者提供一線開發者的工作和成長經驗,期待你能在這裡有所收穫。

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