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一頁紙的專案管理


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什麼是一頁紙專案管理:

一頁紙專案管理是一種非常有效的溝通工具,一種簡短、全面的信息載體,用於向公司高層管理者反映專案狀況和各方面負責人的工作績效。一頁紙是一份矩形圖,連接專案組成的各部分,適度忽略精確性,各組成部分的所有者也被標註在檔案上,專案進展也被不同顏色或圖表區分。使管理者易於理解,能夠更好的把握情況。

專案與專案管理:

專案是有著明確引數、時限和標的的活動,它們處於工作過程或者說公司日常事務之外。

專案有著明確的標的,有開始、中間和結尾。

專案的基本元素是團隊、規劃、組織、資源、協調、系統以及標的,專案管理是一種標的非常明確的協調方法。

專案管理的五個基本元素:

1.任務:怎麼做——任務是專案的中心,必須完成這些任務才能實現標的

2.標的:是什麼和為什麼——專案的標的就是它的前景

3.時間線:何時——根據時間線來監測預計做某些事情的時間(以及做這些事情的實際時間)

4.成本:是多少——每個專案都需要會計專業人員的參與

5.負責人:是誰——強調責任的重要性

一頁紙專案管理的創建步驟:

1.標題

2.負責人

3.矩陣——檔案的根基

4.專案標的

5.主要專案任務

6.使任務和標的一致

7.標的日期

8.使任務與時間線一致

9.將任務分配給負責人

10.主觀任務

11.成本

12.概述和預測

如下圖,是一頁紙專案管理的一個圖示說明

作報告的五個步驟:

1.用粗體表示標的日期

2.填好主要任務進展情況

3.指定定性績效

4.報告花費

5.寫下概述和預測

專案管理的實踐參考:

在負責的一個專案中,結合自己的實踐經驗,談一下對專案的一些個人看法:

第一步

在專案開戰前制定專案計劃。

如果我們在負責一個專案,則需要在專案啟動之前,需要與領導或相關人員確定好整個專案的具體計劃,尤其需要明白專案的標的是什麼,專案的完成日期是什麼時候。很經常,在做一個專案計劃的時候,我們並不清楚專案的具體標的是什麼,為了什麼而做,實際中,這個問題我們通常也難以確定。所以,在實踐中,更多的我們需要確定的是為了完成這個計劃需要通過哪些任務來完成,尤其是在對一個專案不熟悉,沒有較多經驗的時候,另外有些任務存在著關聯性,因此也需要明白任務之間是否存在先後順序,即某些任務的開展需要前項任務的完成。

第二步

當清楚了專案的標的後,需要明確好實現該專案所需要做的每個任務,並明確每個任務的相關負責人。

這部分經常遇到的問題在於跨部門的協作,如果一個專案涉及到很多相關部門,由於人員的不熟悉及溝通的難度,往往這一步很難做好。就這一步而言,或許定期進行相關負責人的簡短溝通會議是一個比較好的解決方式。

第三步

專案進度的把控。

通常在做專案的時候,專案的分散性,不好確定每個專案組成部分的完成情況,容易造成專案脫離了原定的計劃安排。就我在接觸專案的過程中,如果是跨部門的話,對專案的進度較難準確的掌控,一方面在於跨部門溝通的難度,另一方面可能也在於專案跟進的水平上。因此,要把控好專案的進度,需要定期對專案進展進行跟蹤,個人認為這是專案管理的一個重中之重。並不需要時時刻刻跟進專案的每個細節,但需要保證每個裡程碑日期,專案都達到了既定的進展,這是專案跟進需要註意的。因此,定期總結會議非常的有必要。

第四步

專案的權責分明。

每個專案都是有多人參與的,而參與的人一多,我們通常會發現有權責不明的情況發生。如果一個專案發生問題,經常出現的情況是找不到該問題的負責人,或者瞭解某個任務的詳細情況,找到的人瞭解的也不清楚,經常需要通過A找到B再找到C,也就是瞭解問題的跨度過長。關於這點,我覺得專案的開放式溝通是比較好的一個解決方法。定期的每個負責人在群組裡彙報專案的進展,有問題,在群里開放式的透明的溝通。私下的溝通,往往會導致效率的低下以及多環節造成的理解偏差。

第五步

專案是一個動態的進展過程,因此在負責專案時,每個對應的時間節點都是一個重要的時期。

從最初的專案計劃的確定到專案開展中的跟進一直到專案的結束,這期間作為專案負責人需要知道專案是一個動態變化的過程,而不是制定完專案計劃後就聽之任之,在專案的開展中,及時跟進確定專案的進展及問題,是專案負責人的主要工作。不過,好像有點難,貌似我就是停留在專案計劃制定完後放任不管的。定期的更新專案計劃,把控專案做起來好難。

總之,在負責一個專案時,任務的制定完成需要保證每個專案 成員都清楚瞭解,需要定期的全員彙報專案的進展完成情況,而這個時間在專案開展前就需要每個成員都確定並認可,並將之養成習慣。權責分明,每個任務的負責 人都需要明確,並且在遇到問題時,進行開放性的溝通,當某個環節出現問題,也能夠及時的找到對應的負責人。

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